Eventi raccolta fondi in presenza

Note generali

Indispensabile il supporto di un Gruppo Locale o per lo meno di un paio di persone che abbiano conoscenze e amici o parenti che possano aiutare

Partire almeno due o tre settimane prima con la pubblicità dell’evento e decidere una dead line in cui sia ancora possibile annullarlo senza costi, nel caso non ci sia la prospettiva di raggiungere il numero minimo di partecipanti (questo soprattutto nel caso di cene)

Assicurarsi di avere pronto tutto il materiale necessario (cassettine per donazioni sul momento, volantini con contatti, indicazioni e qr code per donazioni on line, moduli per raccogliere contatti da inserire nella mailing list, biro a sufficienza)

Preparare gadget poco costosi (adesivi, cartoline, opuscoli) da distribuire ai presenti

Predisporre un bilancio economico dell’evento in cui valutare quanto occorre raccogliere per dare un senso alla sbatta necessaria a realizzarlo

Ogni luogo può andare bene, con i propri limiti e pregi. Non si potrà organizzare una cena in una libreria o una presentazione con un famoso intellettuale in una casa privata. Chi organizza dovrà valutare cosa serve per quello che si vuole proporre

Stabilire da prima chi è responsabile della cassa per le donazioni dirette. Questa persona dovrà riferire a Raccolta Fondi tutti i dettagli di spese ed entrate

Può essere utile stabilire un tema per la raccolta fondi: ad esempio in spazi sociali la copertura delle spese legali di un processo in corso può essere più efficace di un generico “spese per le azioni”. Per questo è importante che l’evento venga co-progettato dal GL con l’aiuto di un referente di Raccolta Fondi

Eventi possibili (elenco non esaustivo) 

• Proiezioni di film (con rinfresco): importante la scelta del film. Enpowerante, non troppo lungo, considerando che ci sarà anche una parte di presentazione della raccolta fondi ed un minimo di dibattito col pubblico. Se in lingua originale e non sottotitolato prevedere anche un ruolo di traduzione (non simultanea, basterà fermare ogni tanto per riassumere l’essenziale) e permettere a tutte di seguire. E’ possibile decidere un costo fisso minimo per accedere, anche se è un po’ antipatico e rischia di frenare donazioni più generose dopo l’evento. Rinfresco al termine e persone piazzate all’uscita per raccogliere donazioni dirette, raccogliere contatti, distribuire info per donazioni on line
• conferenza/dibattito con intellettuale, scrittore, giornalista (con rinfresco): da gestire come l’evento con Tozzi del 3 maggio. Nella fase di dibattito prepararsi per metterlo garbatamente di fronte alle proprie responsabilità ed evidenziare così lo stacco tra la sensibilizzazione e l’azione diretta. Questo può portare ad una maggiore generosità e magari anche a qualche interessamento all’azione. Anche in questo caso rinfresco al termine e persone piazzate all’uscita
• vendita di beneficenza di oggetti artistici: questo è uno spazio di più ampio respiro, si dovrà avere il tempo e la pazienza di essere presenti in molte, soprattutto le persone più note, per tessere relazioni personali. I contatti andranno raccolti in modo più informale e saranno da sfruttare poi in seguito nella logica del rapporto con potenziali “big donors”, fondamentale in eventi di questo tipo, oltre al ricavato della vendita. Luogo ideale, case o giardini privati, a costo zero, oppure circoli ARCI. Prevedere un punto ristoro minimo
• apericena o cena con presentazione: questi sono gli eventi più impegnativi e rischiosi per i costi fissi da affrontare. Affitto sala e cucina, costo delle materie prime per preparare il cibo o del pasto finito se affidato a terzi. Prevedere un costo base per la cena (attorno ai 20 €) e la possibilità di acquisto a parte di vino o birra (a beneficio del locale che ci ospita). Il numero di partecipanti sarà quindi fondamentale per stabilire la sostenibilità dell’evento. Inserire nel modulo d’iscrizione l’indicazione di eventuali allergie o intolleranze e prevedere comunque un menù vegan per semplificare la cosa. La presentazione è meglio farla prima, sufficientemente breve. Ci sarà poi tempo durante la cena per rispondere ai più curiosi. Anche qui persone piazzate all’uscita. Per l’apericena è più o meno lo stesso: la presentazione potrà essere un po’ più lunga, la preparazione del cibo più semplice (in questo caso prevedere anche vino e birra) ma facilmente anche l’incasso sarà proporzionalmente più basso.
• concerto o discoteca (con presentazione): necessario un biglietto d’ingresso e addetti per raccogliere le donazioni spontanee. Presentazione all’inizio, di tanto in tanto interruzione della musica (tra un musicista e l’altro se è un concerto) per ricordare il motivo dell’evento. Utile spendere qualcosa per stampare un po’ di foto di azioni e momenti di comunità con cui tappezzare il locale (torneranno a servire la volta successiva)
• altro a fantasia libera e scatenata (vendita torte, caccia al tesoro, tornei di briscola…)